7 domande da fare subito a una software house per capire se è quella giusta
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Scegliere una software house nella provincia di Macerata senza fare le domande giuste è come assumere un dipendente senza colloquio. Le prime call con un fornitore sembrano tutte uguali. Tutti sono competenti, tutti consegnano in tempo, tutti hanno clienti soddisfatti. La differenza emerge solo dopo — quando il progetto è già avviato e cambiare fornitore costa il doppio.
Queste 7 domande cambiano la dinamica. Non sono domande tecniche. Sono domande che rivelano il metodo, la struttura e la serietà di chi hai di fronte. Puoi farle al telefono, in videochiamata o in presenza. Quello che conta è come il fornitore risponde — non solo cosa dice.
In sintesi
Un fornitore serio risponde a ogni domanda con concretezza e ti rimanda a documenti verificabili. Un fornitore da evitare risponde con vaghezza, promesse generiche o con un “lo definiamo dopo”. Le 7 domande coprono metodo di lavoro, fase di analisi, referenze, gestione del progetto, assistenza post-rilascio, proprietà del codice e condizioni di uscita. Usale come lista di controllo nella tua prossima valutazione.
1 - Come lavorate nelle prime quattro settimane di progetto?
Questa è la domanda più rivelatrice. Un fornitore strutturato descrive le prime settimane con precisione: kickoff, raccolta requisiti, mappatura dei processi, documento di specifiche. Sa già cosa produce e in quanto tempo. Un fornitore improvvisato risponde con vaghi riferimenti a “riunioni iniziali” e “analisi delle esigenze” senza dettagli concreti.
Cosa fare: chiedi esplicitamente cosa viene consegnato al cliente nelle prime 4 settimane. Se la risposta non include almeno un documento scritto e condiviso, è un segnale.
Caso reale: un’azienda di distribuzione di Macerata ha scelto un fornitore che in fase di valutazione aveva descritto “un processo agile e flessibile”. Le prime 4 settimane si sono risolte in due call telefoniche senza output scritti. Dopo 3 mesi il progetto non aveva ancora specifiche definite. L’azienda ha cambiato fornitore. Tempo perso: 14 settimane.
Errore da evitare: accettare come risposta sufficiente “prima ascoltiamo le vostre esigenze”. Tutti ascoltano. Non tutti producono qualcosa di concreto da quello che ascoltano.
2 - Cosa produce la fase di analisi e chi la firma?
La fase di analisi — o discovery — è la fase in cui la software house studia i tuoi processi prima di sviluppare. Deve produrre un documento scritto, condiviso e firmato da entrambe le parti. Quel documento diventa l’allegato tecnico del contratto. Senza di esso non hai nessuno strumento per contestare costi aggiuntivi o funzionalità mancanti.
Cosa fare: chiedi al fornitore di mostrarti un esempio anonimizzato di documento di specifiche prodotto in un progetto precedente. Se non ne ha uno da mostrare, la fase di analisi non è strutturata.
Caso reale: un’azienda tessile di Tolentino ha firmato un contratto senza allegato tecnico. A metà progetto il fornitore ha sostenuto che alcune integrazioni con il gestionale contabile non erano incluse nel preventivo. L’azienda non aveva nulla di scritto per contestare. Ha pagato 14.000 euro in più. Con un documento di specifiche firmato, quella disputa non sarebbe mai nata.
Errore da evitare: accettare che le specifiche vengano “definite in corso d’opera”. Significa che il perimetro del progetto è aperto e i costi sono imprevedibili.
3 - Posso parlare direttamente con un vostro cliente del settore manifatturiero?
I loghi in homepage non bastano. Hai bisogno di parlare con qualcuno che ha già lavorato con quel fornitore su un progetto simile al tuo. Non via email — al telefono, dove le risposte sono spontanee.
Cosa fare: chiedi esplicitamente il nome e il numero di telefono di almeno due clienti del settore manifatturiero o di un settore analogo al tuo. Un fornitore serio non esita. Un fornitore che si schermisce con scuse sulla privacy sta evitando il confronto.
Caso reale: un’azienda metalmeccanica di Civitanova ha chiamato tre referenze prima di scegliere il proprio partner per un sistema MES. Due delle tre referenze avevano avuto esperienze negative con tempi di consegna. L’azienda ha scelto il fornitore con le referenze più solide. Il progetto è stato consegnato in 8 mesi. Senza quelle chiamate avrebbe scelto in base al prezzo più basso.
Errore da evitare: accettare referenze via email o testimonial scritti sul sito. Sono controllati dal fornitore. Una telefonata diretta non lo è.
4 - Chi sarà il mio referente per tutta la durata del progetto?
Nelle software house piccole e non strutturate, il referente cambia nel corso del progetto. Lo sviluppatore che ha raccolto i requisiti non è lo stesso che gestisce il go-live. Chi risponde ai ticket non è lo stesso che conosce la storia del progetto. Ogni cambio di persona significa perdita di contesto e rallentamento.
Cosa fare: chiedi il nome e il ruolo della persona che sarà il tuo punto di contatto fisso dall’analisi al go-live. Chiedi quanti progetti gestisce contemporaneamente quella persona. Se la risposta è “più di 4 o 5”, il tuo progetto non avrà l’attenzione necessaria.
Caso reale: un produttore di calzature di Porto Recanati ha avuto tre project manager diversi nel corso di un progetto di 12 mesi. Ogni cambio ha richiesto 3-4 settimane di riallineamento. Il ritardo complessivo accumulato: 11 settimane. Oggi in ogni contratto inserisce una clausola che identifica il referente nominativo e richiede comunicazione formale in caso di sostituzione.
Errore da evitare: assumere che “il team” sia un referente sufficiente. Un team senza un responsabile identificato non ha nessuna accountability concreta.
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5 - Quali sono i tempi di risposta garantiti per un blocco critico?
Il software in produzione si blocca. Non è una possibilità remota — è una certezza statistica. Quello che conta è quanto velocemente il fornitore interviene. Senza SLA scritti (Service Level Agreement — i tempi di risposta contrattualizzati), sei alla discrezione del fornitore.
Cosa fare: chiedi i tempi di risposta garantiti per tre scenari: blocco critico che ferma l’operatività, bug funzionale che rallenta il lavoro, richiesta di modifica non urgente. Chiedi se questi tempi sono nel contratto con una penale in caso di mancato rispetto.
Caso reale: un’azienda logistica di Macerata ha subito un blocco critico il 14 agosto. Il sistema di generazione DDT si è fermato. Il fornitore non rispondeva. Nessun SLA nel contratto. L’azienda ha perso 3 giorni di operatività e 28.000 euro di penali dai propri clienti. Oggi quel contratto ha un SLA di 4 ore per blocchi critici con penale del 2% mensile per ogni giorno di ritardo.
Errore da evitare: accettare SLA espressi in “giorni lavorativi” per i blocchi critici. Un sistema fermo il venerdì sera non può aspettare il lunedì mattina.
6 - La proprietà del codice sorgente è mia al 100%?
Questa domanda dovrebbe essere scontata. Non lo è. Alcuni contratti cedono il codice solo parzialmente. Altri lo mantengono in hosting esclusivo del fornitore senza che il cliente possa accedervi direttamente. Se il fornitore chiude o aumenta i prezzi, ti trovi in una posizione di dipendenza totale.
Cosa fare: chiedi di vedere la clausola specifica del contratto che riguarda la proprietà del codice. Chiedi se il codice è depositato su un repository accessibile anche a te in qualsiasi momento. Chiedi cosa succede concretamente se il fornitore chiude domani.
Caso reale: un’azienda di abbigliamento di Macerata aveva un portale B2B sviluppato da una software house locale. Il fornitore ha chiuso. Il codice era sul server del fornitore. Il portale è andato offline. Tre mesi di fatturato B2B perso mentre si ricostruiva da zero. Danno totale stimato: oltre 90.000 euro. Un repository condiviso su GitHub o GitLab avrebbe evitato tutto.
Errore da evitare: dare per scontato che “ovviamente il codice è tuo”. Fallo mettere per iscritto in modo esplicito prima di firmare.
7 - Cosa succede se voglio cambiare fornitore tra un anno?
Nessun imprenditore vuole pensare a questa eventualità all’inizio di un progetto. Ma è esattamente il momento giusto per farlo — quando hai ancora potere negoziale. Le condizioni di uscita definiscono quanto sei libero nel lungo periodo.
Cosa fare: chiedi esplicitamente cosa ricevi se decidi di cambiare fornitore dopo 12 mesi: codice sorgente completo, documentazione tecnica aggiornata, accesso ai database, credenziali di tutti i sistemi integrati. Chiedi se ci sono penali o costi di uscita non previsti nel preventivo iniziale.
Caso reale: un’azienda manifatturiera della provincia ha cercato di cambiare fornitore dopo 2 anni di assistenza scadente. Il fornitore originale non aveva mai consegnato la documentazione tecnica del sistema. Trovare uno sviluppatore esterno disposto a lavorare su codice non documentato ha richiesto 5 mesi di ricerca e un costo orario del 35% superiore al mercato. La documentazione mancante ha allungato i tempi di transizione di ulteriori 3 mesi.
Errore da evitare: non leggere la clausola di uscita perché “tanto non vogliamo cambiare fornitore”. Le condizioni di uscita favorevoli ti danno potere contrattuale anche se non le usi mai.
Domande frequenti
Sì, e la qualità delle risposte via email è già indicativa. Un fornitore serio risponde con dettaglio e ti manda materiale concreto — esempi di documenti, struttura del contratto, casi studio. Un fornitore che risponde con frasi generiche via email farà lo stesso durante il progetto. I due KPI: tempo di risposta all’email, e presenza o assenza di allegati concreti nella risposta.
Dipende dalla domanda. Sulla proprietà del codice e sui SLA non c’è margine — o sono chiari o non firmi. Su altri aspetti puoi approfondire nella call successiva. Ma se un fornitore non riesce a rispondere in modo chiaro a più di due domande di questa lista, stai valutando il fornitore sbagliato. I due KPI: numero di domande con risposta vaga, e numero di domande rimandante a “da definire in seguito”.
Una valutazione fatta bene richiede tra 2 e 4 settimane. Include almeno due incontri con il fornitore, la lettura del contratto con un legale, e almeno due chiamate con referenze dirette. Chi ha fretta di chiudere in 3 giorni sta saltando passaggi che costano caro dopo. I due KPI: numero di fornitori valutati in parallelo (minimo 2), e numero di referenze contattate direttamente per ogni fornitore finalista.
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Carmine Luise — Digital Marketing Strategist, Clion spa.
Ho affiancato decine di aziende della provincia di Macerata nella selezione di partner tecnologici per progetti software. Le 7 domande di questa guida sono nate dall’osservazione diretta degli errori più comuni commessi nella fase di valutazione — errori che si pagano mesi dopo, non subito. Hai domande su come scegliere una software house nella provincia di Macerata? Contattaci.
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